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タスクル ヘルプドキュメント

受信箱とは

受信箱では、お客様とのやり取りを1か所にまとめて管理できます。メールでの問い合わせも、予約ページから送られた問い合わせや日時変更の申請も、すべてここに届きます。

受信箱でできること

Section titled “受信箱でできること”
機能説明
受信と返信お客様からのメールを受け取り、そのまま返信する
問い合わせの受付予約ページから送られた問い合わせを受け取る
変更申請の処理予約日時の変更申請を承認・拒否する
担当者の割り当て誰が対応するかを決める
タグ内容ごとに分類する
内部メモお客様には見えないメモをスタッフ間で共有する

受信箱を開く

Section titled “受信箱を開く”

サイドバーから「受信箱」をクリックします。未読の会話があると、メニューに件数のバッジが表示されます。

開いたときは「未対応」のタブが選ばれています。対応が必要なものが最初に目に入るようになっています。

画面上部の指標

Section titled “画面上部の指標”

直近の状況が3つの数字で表示されます。

指標説明
問い合わせ（30日）過去30日間に届いた問い合わせの件数
平均一次応答問い合わせが届いてから最初に返信するまでの平均時間
予約への転換問い合わせのうち予約につながった割合

タブで絞り込む

Section titled “タブで絞り込む”
タブ表示される会話
未対応まだ返信していない、対応が必要な会話
対応済み返信を終えた会話
送信済みこちらから送ったメール
お気に入り印を付けた会話
迷惑メール迷惑メールとして振り分けられた会話
ゴミ箱削除した会話
すべてゴミ箱・迷惑メール以外のすべての会話

未対応と対応済みの切り替わりかた

Section titled “未対応と対応済みの切り替わりかた”

ステータスは操作に応じて自動で切り替わります。

  • 返信を送ると、その会話は対応済みになります
  • 対応済みの会話に新しいメールが届くと、未対応に戻ります

会話の詳細画面から手動で切り替えることもできます。

さらに絞り込む

Section titled “さらに絞り込む”

タブの下で、条件を組み合わせて絞り込めます。

絞り込み選択肢
宛先全宛先、または特定の受信アドレス
チャネル全チャネル／メール／予約ページ
担当者全担当者／自分の担当／特定のスタッフ
タグ全タグ、または特定のタグ
並び順新着順／古い順

検索欄では、お客様の名前・メールアドレス・件名で会話を探せます。

会話を開く

Section titled “会話を開く”

一覧から会話をクリックすると、詳細画面が開きます。画面は3つの部分に分かれています。

やり取りの履歴（中央）

Section titled “やり取りの履歴（中央）”

お客様とのやり取りが時系列で並びます。スタッフが書いた内部メモも同じ流れの中に表示されますが、お客様には送られません。

関連情報（右側）

Section titled “関連情報（右側）”

その会話に関係する情報がまとまっています。

項目説明
予約紐づいている予約の日時・支払い状況など
お客様顧客情報（メールアドレスが一致すると自動で紐づきます）
過去のやり取り同じお客様との過去の会話

予約が自動で紐づかなかった場合は、「この顧客の予約から選択」で手動で紐づけられます。紐づけの解除もできます。

ヘッダー

Section titled “ヘッダー”

会話の上部で、次の操作ができます。

操作説明
ステータス未対応 / 対応済み を切り替える
担当者対応するスタッフを割り当てる
お気に入り後で見返したい会話に印を付ける
タグ会話にタグを付ける
迷惑メール会話を迷惑メールに移す
ゴミ箱会話をゴミ箱に入れる

返信する

Section titled “返信する”

画面下部の入力欄から返信します。目的に応じて4つの方法を選べます。

方法説明
返信差出人にメールで返信します
全員に返信差出人と、他の宛先すべてに返信します
転送別の宛先に会話を転送します（カンマ区切りで複数指定可）
内部メモスタッフ間のメモを残します（@ で担当者を呼べます）

内部メモで担当者を呼ぶ

Section titled “内部メモで担当者を呼ぶ”

内部メモの中で @ を入力すると、スタッフの候補が出ます。選んで送ると、その人に通知が届きます。

メンションしていないメモでも、他のスタッフの一覧では未読として表示されます。対応済みの会話に書いたメモも同じように届きます。

名前が挙がった方には、しばらく気づかれないままだとメールでもお知らせします。詳しくは下の「通知の受け取り方」をご確認ください。

書いたメモを直す・消す

Section titled “書いたメモを直す・消す”

自分が書いた内部メモは、あとから書き直したり削除したりできます。メモの右上のアイコンから操作してください。

書き直したメモには「編集済み」と表示されます。他のスタッフを @ で呼んだあとに内容を変えた場合、呼ばれた側がそれと分かるようにするためです。

返信テンプレートを差し込む

Section titled “返信テンプレートを差し込む”

よく使う文面を登録しておくと、返信を書くときに差し込めます。テンプレートの登録方法は受信箱のメール設定をご確認ください。

添付ファイル

Section titled “添付ファイル”

返信にファイルを添付できます。転送するときは、元のメールの添付ファイルをそのまま引き継げます。

下書きの自動保存

Section titled “下書きの自動保存”

書きかけの返信は自動で保存されます。別の会話に移動しても、戻ってくれば続きから書けます。破棄したい場合は、下書きを破棄する操作を行ってください。

通知の受け取り方

Section titled “通知の受け取り方”

新しいメッセージや、内部メモで名前が挙がったことはダッシュボードの通知（画面右上のベル）でお知らせします。これは常に届きます。

加えて、しばらく誰も確認していないときだけメールでもお知らせします。 Slack を連携していれば、Slack にはすぐ投稿されます。

届くタイミング届く相手
ダッシュボードの通知すぐ店舗のスタッフ
Slackすぐ連携したチャンネル
メール誰も会話を開かないまま10分ほど経ったとき下記のとおり

Slack は「早く気づくため」、メールは「見落としを防ぐため」のものです。Slack を連携していない場合も、メールは通常どおり届きます。

メールが届く相手

Section titled “メールが届く相手”
きっかけ届く相手
内部メモで名前が挙がった名前が挙がったご本人
お客様から新しいメッセージが届いた担当者が設定されていればその方だけ。設定されていなければ店舗のスタッフ全員

会話に担当者を設定しておくと、関係のない方に通知が飛ばなくなります。

メールを止める

Section titled “メールを止める”

ダッシュボードの「設定 > 通知」から、種類ごとにオン・オフを切り替えられます。この設定はご自身にだけ適用されますので、他のスタッフの受信には影響しません。

ダッシュボードの通知は止められません。

Slack への投稿は店舗全体の設定で、外部サービス連携から種類ごとに切り替えます。

予約の変更申請に対応する

Section titled “予約の変更申請に対応する”

お客様が予約日時の変更を申請すると、受信箱に届きます。会話の中に申請内容のカードが表示され、そこから対応できます。

操作説明
承認予約の日時が希望どおりに更新され、お客様に通知が届きます
拒否理由を入力して拒否します。理由はお客様に通知されます

詳しくは変更リクエスト管理をご確認ください。

迷惑メール

Section titled “迷惑メール”

一括送信されたメールなど、お客様からの問い合わせではないと判断されたものは「迷惑メール」に振り分けられます。

振り分けられた会話は、未対応の一覧にも未読の件数にも出ません。通知も届きません。 迷惑メールタブの横に表示される件数だけでお知らせします。

問い合わせだった場合は、会話を開いて「迷惑メールではない」を選ぶと未対応に戻り、返信できるようになります。

逆に、受信箱に届いた会話を迷惑メールに移すこともできます。会話の上部の「迷惑メール」から移せます。

ゴミ箱

Section titled “ゴミ箱”

不要な会話はゴミ箱に入れられます。ゴミ箱に入れた会話は「元に戻す」で戻せます。

ご利用にあたって

Section titled “ご利用にあたって”

予約ページからの問い合わせと変更申請は、どのプランでもご利用いただけます。

次のステップ

Section titled “次のステップ”